CHAPTER 5 掌控你的时间(10 / 14)

忘录，还是一份重要的季度商业计划，一开始谈到的信息都应该是重要的，在后面补充上资料。一定要注意用词，要精确传达你的思想，尽量采用主动语态。做PPT的时候尽量减少字的数量，使用彩色的图形、表格、图片，这样才更能吸引观看者的注意力。

    原则2：保证质量。

    在这个世界上，没有什么东西是绝对完美的。你写好的资料一定要养成校对的习惯，随后还要让你的同事帮你再校对一遍。你经手的文件都要格式整洁，并且没有语法和拼写的错误。即使你是第十五个看到这份资料的人，你也要将看到的语法和拼写错误纠正过来。

    大部分的书面沟通都是通过邮件进行的，因此情况可能会稍微复杂一些。即使这样，你也要遵守上面提到的两点原则。

    再讲一个真实案例吧。一位来自美国一所著名大学的学生在国外学习，他给该校本科生事务委员会发来一封邮件咨询申请学生宿舍的事情。由于这个学生整个学期都在国外，因此负责人忘记了处理他的申请。这位学生很难过，因此，他通过邮件抱怨了一番。负责人开始为自己辩解，他将这份邮件转发给其他的同事，并且加了一句评论：这些狗娘养的小混球儿！全都被惯坏了，好像他们理所应当得到一切似的。不幸的是，负责人将这封邮件抄送给了这位学生，结果，无论他如何道歉，都没有得到原谅，本来就已经有些愤怒的学生将这封邮件抄送给了自己认识的每一个人，几个月之内，这封邮件就传遍了整个美国……

    电子邮件可以成为你最亲密的朋友，同样也会成为你最可怕的敌人。对于电子邮件的使用，我的建议是：

    1.电子邮件不是私人物品。不仅公司的IT部门能够看到你的电子邮件，而且你根本不知道你会将它抄送给谁，可能是有意的，也可能是无意的。因此，一定不要在电子邮件中写有敏感的内容，除非你的上司要求你这样做，并且你谈论的都是事实。

    2.维持你的职业形象。邮件的语气要礼貌、友好，不要有语法和拼写错误。因为你不可能通过声调或者其他非言语信息来传达你的思想，因此，在发送邮件之前，你一定要仔细检查一下，以防出现任何愚蠢的错误。

    3.邮件要简短、直奔主题。主题的内容一定要明确表达出邮件的主旨。要将关键的信息放在前面，如果你要传达的信息有两三段长，你可以在邮件中标注重点，然后在附件中详细说明。

    4.用邮件强调两人面谈时的
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